備份Google相關服務的資料 - GMail 篇

大家有算過自己目前用了多少Google出產的服務嗎?最普及的GMail,接著還有Blogger、Google Calendar、Google Reader、Google Docs、Google Map、Picasa ... 一時之間還能難列的清楚呢!不列出來就算了,仔細想想自己手中有多少的資料在Google手中,想到就覺得很不可思議吧!平常在自己電腦中的資料,大家可 能都有備份的好習慣,但是放在Google手中的資料呢?當然也要記得隨時備份!

在這裡我會把備份Google服務相關資料的說明根據不同的服務切成幾篇來談,這樣文章不會過長,大家看得也會比較舒服,今天我們先介紹GMail的備份方式。

第一個方法比較簡單,就是使用一個叫做【GMail Backup】的軟體:


這個軟體的使用方法相當簡單,下載回來執行之後,會看到一些設定的欄位,填入帳號密碼之後,選擇要保存的資料夾和時間區段,點選【Backup】就可以了:



下載回來的郵件會一封一封的以.eml的郵件保存在硬碟中



當然這個方法是最陽春的,因為你很難找到某一封特定的郵件,也喪失了標籤等功能。第二個方法是比較好的,就是使用【桌面端郵件軟體】來備份GMail的信件,你可以使用Outlook之類的軟體,不過我這裡要介紹的是【Thunderbird】這個和Firefox同樣出自於Mozilla所開發的好用桌面端郵件軟體。


使用Thunderbird來備份GMail的郵件相當容易,同時可以保有搜尋、標籤、分類的功能,當GMail服務突然不能存取的時候,還可以透過Thunderbird來觀看郵件,好處多多。

首先,你必須要在GMail開啟【POP3】或【IMAP】兩種不同的網路協定,目前這兩種方法GMail都有支援,在這裡是建議大家使用【IMAP】的協定,因為這樣你在GMail上所設定的標籤(Tags)會被保留下來,在Thunderbird中會以【資料夾】的方式來呈現。要啟動這兩種通訊協定很簡單,只要在【設定】裡面的【轉寄和POP/IMAP】選項中啟動即可:



啟動之後,下載Thunderbird並且啟動,一開始會看到帳號密碼的設定,輸入之後,Thunderbird會自動幫你尋找並且設定GMail的POP3和IMAP,相當方便。尋找完成之後,就會看到Thunderbird開始下載你的GMail郵件了:





郵件的保存位置可以在【帳戶設定】中的【本機郵件夾】裡面作更改:



如果想要知道POP3和IMAP的不同,在GMail的說明中有簡單的解釋可以參考:IMAP 與 POP 有何不同?

另外,使用Thunderbird下載GMail郵件時,由於IMAP的限制,如果你的郵件過多,他不會一次就下載完,可能需要分批下載。如果你在下載的時候遇到問題,可以參考【蔣光幫,柏強-用Thunderbird 3 玩Google】這篇文章,裡面有不錯的解釋。簡單來說,你可以自行設定哪些郵件需要下載回來,這部份的設定可以在GMail端作,也可以在Thunderbird中設定。

如果要在GMail端設定的話,請先到GMail研究室(Labs)中,將進階IMAP的功能啟動,之後在【標籤】的選項中去設定哪些標籤是擁有IMAP功能:





如果想要在Thunderbird中作設定的話,可以到【帳戶設定】中的【同步與儲存】,在【進階】裡面可以針對不同的標籤作細部的設定:



也可以設定下載信件的門檻,比如說太大的郵件就不要下載以免耗費不必要的空間:


如果你的GMail信件包含重要的資料,建議還是定期備份,事情誰都說不準的,就算是Google也一樣。下一篇我們再來看看其他Google相關服務要如何備份你的資料!

【相關閱讀】
用Thunderbird 3 玩 Google

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2 意見:

Benson 提到...

其實還有別的方法可以備份
而且是免費的雲端系統
可以到下面網址參考
http://chihping.aflypen.com/2489.html

kevingo 提到...

謝謝您,不過我連過去您的部落格好像有病毒,是否需要檢查看看:)